נמאס לכם מפגישות עבודה במשרד? גם הבוס שלכם כנראה לא מת עליהן

נמאס לכם להשתתף בפגישות עבודה חסרות תועלת? מסתבר שגם הבוס/ית שלך כנראה לא מת/ה עליהם.

מנהלים מבלים בממוצע 25 שעות בשבוע בפגישות, אך כמעט מחצית מאותם שיחות זום ועדכוני פרויקטים יכולים להיעלם בלי שתהיה לכך כל השפעה שלילית, על פי סקר שנערך בקרב יותר מ-10,000 עובדים משרדיים על ידי Future Forum, קונסורציום מחקר המגובה על ידי חברת Salesforce – בבעלות Slack Technologies.

הסיבה העיקרית לכך שמנהיגים עסקיים משתתפים בפגישות לא פרודוקטיביות היא שהם חשבו שזה יהיה ניצול טוב של הזמן, אך בסופו של דבר זה לא. הסקר גם מצא שהם משתתפים בהם כי הם מפחדים לפספס משהו חשוב, כמו גם כדי להראות לבוס שלהם שהם עובדים. עבור העובדים הממוקמים נמוך יותר בסולם הארגוני, הסיבה הנפוצה ביותר להופעה ברורה: אין להם ברירה.

הממצאים מגיעים כאשר ארגונים רבים מנסים להעריך אילו פגישות באמת חשובות, ועל אילו פגישות ניתן לוותר בעולם תעסוקה יותר ויותר היברידי, שבו רבים מהעובדים בדרך כלל לא נמצאים כולם באותו המקום. Shopify, אתר המסחר האלקטרוני הקנדי, אמר שהוא בדרך להוריד 320,000 שעות של פגישות השנה, על ידי ביטול כל הפגישות החוזרות ונשנות של יותר משני אנשים, איסור על פגישות ביום רביעי והגבלת מפגשים גדולים, יחד עם עידוד הצוות לדחות כמה הזמנות לפגישה.

יציאה בחוסר רצון לפגישות לא קריטיות מבזבזת כ-100 מיליון דולר בשנה בארגונים גדולים, לפי סקר נפרד, שגם מצא שעובדים דוחים רק 14% מההזמנות לפגישה למרות שהם מעדיפים לא להגיע ל-31% מהן. חלקן של פגישות וירטואליות של אחד על אחד גדל מ-17% ב-2020 ל-42% בשנה שעברה, מחקר של 48 מיליון פגישות מחברת ניתוח שיתוף הפעולה Vyopta מצא, סימן לכך שחברות מנסות לכל הפחות למתן את כמות המשתתפים, אם לא את הפגישות בכללותן. אפליקציות תזמון במקום העבודה כמו Calendly מדווחות שחלק מהלקוחות שלה נעשים חכמים יותר לגבי תזמון פגישות נוספות שחשובות באמת.

עובדים שאינם מנהלים, מבלים בממוצע 10.6 שעות שבועיות בפגישות, כך מצא סקר Future Forum, ואמר שניתן לבטל 43% מהן. טקטיקות נפוצות להפחתת עומס יתר בפגישה כוללות חיתוך רשימת המוזמנים, שליחת סדר יום מראש, וידוא שהפגישה מתמודדת בפועל עם סדרה של שאלות ספציפיות ולא רק עוסקת בנושאים כלליים.

"אין גישה אחת שמתאימה לכולם לביטול פגישות מיותרות", אמר בריאן אליוט, בכיר ב-Slack המפקח על המחקר של Future Forum, "אז תרגישו בנוח עם ניסויים ואיטרציה".