 |
/images/archive/gallery/194/348.jpg
איור: איתי  |
|
|
|
|
| כבר שנים היא שוכבת במחשב שלכם ומעלה אבק. הגיע הזמן להפסיק לפחד מהאקסל, ולגלות תוכנה שעוזרת באמת |
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
"זה נשמע לי קצת מפחיד". הציטוט הזה לא הגיע מפיו של מישהו שסירב לעלות על רכבת הרים בפארק שעשועים. תאמינו או לא, זה מה שרבים מאיתנו חושבים על תוכנת "אקסל" - גליון הנתונים האלקטרוני.
אקסל היא תוכנה בעלת כוח רב, ועם זאת היא פשוטה מאוד לשימוש - לא צריך להיות גאון מתמטי כדי להשתמש בה. להיפך, אקסל, שמותקנת היום בכל מחשב כמעט כחלק מחבילת "אופיס", נועדה דווקא לכל אלה שמספרים אינם השפה השנייה שלהם. התוכנה הזאת יכולה לסייע למשתמשים ברמות שונות - החל בחישובים פשוטים וכלה בתחזיות של אנליסטים וסטטיסטיקות למקצוענים - אבל רוב האנשים נמצאים אי-שם באמצע.
ובכל זאת רבים חוששים. לא כולנו מכירים את התוכנה, ואין לנו הרבה חברים שמשתמשים בה. במקום להתנסות ולגלות עולם
חדש, רובנו מעדיפים לתפוס מרחק ולטעון שאנחנו לא זקוקים לה. בשורה התחתונה: כל מי שמתעלם מאקסל לא יודע מה הוא מפסיד. משתמשים רבים שניסו אותה הבינו איזה פוטנציאל אדיר טמון בחובה, ועד כמה היא יכולה לעזור להם.
אקסל יכולה לסייע לא רק לבעלי עסקים, אלא גם לאנשים פרטיים. הכנת טבלה מודפסת של מטבע חוץ ביחס לשקל לפני נסיעה לחו"ל, ריכוז התחשבנות עם הדיירים כחלק מתפקידכם בוועד הבית, חישוב ממוצע ציונים שנתי, פרטי מוזמנים וסידור ישיבה באירוע גדול, חישוב הוצאות משפחתיות, ארגון תורנויות הסעה חודשית לחוג - רשימת האפשרויות ארוכה כיד הדמיון. הכתבה הזאת והכתבה שתתפרסם בשבוע הבא יפריכו כמה מהסטיגמות שדבקו באקסל, ויוכיחו שזאת תוכנה שימושית וידידותית. אז כולנו מוכנים?
|
|
 |
|
 |
|
|
 |
|
 |
|
איך מתחילים?
|
|
|
 |
|
|
|
ראשית, חשבו על חלון אקסל כעל טבלה פשוטה והתחילו לדלג בין החלונות. הקלידו טקסט ומספרים, ועברו בין התאים על-ידי הקשה על Enter ,Tab או מקשי החִצים.
לכל תא יש שם שמורכב מנקודת המפגש בין השורה (מצוינת במספר, בתחילת השורה) ובין העמודה (מצוינת באות לועזית, בראש העמודה). כך , לדוגמה, אם הקלדתם נתונים בתא הימני העליון בגיליון - המפגש של השורה הראשונה והעמודה הראשונה - נקרא A1. את הנתון שהקלדתם תוכלו לראות בתא עצמו ובשורת הנוסחאות (בחלק העליון של המסך), המציגה את נתוני התא הפעיל, בין אם הם טקסט, מספר או נוסחה.
כעת נלמד כיצד לבצע כמה פעולות בסיסיות. הלחצנים בסרגל הכלים "עיצוב" מוכרים ברובם מיישומים אחרים, "וורד" למשל, וכך תוכלו לזהות את הלחצנים לפעולות הנפוצות כמו הדפסה, שמירה, העתקה, גזירה ועוד.
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
השלמה אוטומטית
|
|
|
|
|
|
|
מאפיין ההשלמה האוטומית מזהה מילה שהקלדנו קודם לכן באותה עמודה, ומציע להשלים בעצמו את העבודה. אם הקלדתם ברשימת ההוצאות המשפחתיות את סעיף ההוצאה "חשבונות", בפעם הבאה שתקלידו באותה העמודה את האות ח' בראש מילה, תציע התוכנית את אותו הסעיף - הקישו על Enter לאישור. אם התכוונתם לכתוב את המילה "חינוך", התעלמו מההצעה והמשיכו להקליד.
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
גרירה במקום הקלדה
|
|
|
|
|
|
|
כלי עזר נוסף המחליף הקלדה הוא המאפיין "מילוי", שמאפשר להשלים סדרת נתונים או להעתיק במהירות. בכל תא בפינה השמאלית התחתונה יש נקודה קטנה, שהופכת לסימן פלוס זעיר כאשר הסמן של העכבר מצביע עליה. אם תלחצו בעכבר על הסימן הזה, הנקרא "ידית מילוי", ותגררו אותו לכיוון כלשהו, הנתון בתא יועתק לתאים הסמוכים, בהתאם לכיוון הגרירה.
אם הקלדתם נתון כמו חודש ינואר, ואתם רוצים למלא סדרה של חודשי השנה, הציבו את הסמן בנקודת הכניסה ובעזרת ידית המילוי גררו את העכבר. כאשר תשחררו אותו, תוצג סדרה הכוללת את כל החודשים.
אותו דבר אפשר לעשות גם לגבי מספרים או אפילו שילוב של מספרים וטקסט. אם, למשל, אתם מנהלים את גביית הכספים עבור ועד הבית, עליכם לערוך רשימה של הדירות, הדיירים והכספים שנאספו. בעמודה הראשונה ציינו "דירה 1", ועכשיו כל שנותר לעשות הוא לגרור את ידית המילוי כמספר התאים שדרושים לכם (על-פי מספר הדירות בבניין).
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
עיצוב הנתונים
|
|
|
|
|
|
|
לפעמים צריך לבצע כמה פעולות כדי שהנתונים באקסל יהיו קריאים. אם נחזור לוועד הבית, את שמות הדיירים נקליד בעמודה חדשה, אבל ייתכן שלאחד הדיירים יש שם משפחה ארוך במיוחד - יותר ממספר האותיות שהתא באקסל מאפשר. כל מה שצריך לעשות הוא להרחיב מעט את העמודה: הציבו את העכבר על כותרת העמודה (האותיות הלועזיות שבראשה). כאשר הסמן יקבל צורה של חץ דו-כיווני, גררו את הקו המפריד בכיוון הרחבת העמודה, כדי למנוע הסתרת נתונים.
לטבלה כדאי להוסיף כותרות המסבירות את הנתונים. עיצוב הכותרות נעשה בצורה המוכרת ממעבד התמלילים. כדי לעצב את כותרות טבלת הגבייה מהדיירים, הקלידו את הכותרות לעמודות, סמנו את הנתונים ועצבו אותם בעזרת סרגל הכלים והלחצנים - לקביעת צבע, גופן, הדגשה, קו וכו'. אם אתם רוצי ם להוסיף רקע לתאים, סמנו אותם ולחצו על "צבע מילוי".
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
עוברים למספרים
|
|
|
|
|
|
|
אחרי שהקלדתם את נתוני הטקסט, הגיע הזמן לציין את סכומי הגבייה שהצלחתם לאסוף מכל דייר. הוסיפו את שמות החודשים ככותרת, אחד לכל עמודה תוך שימוש ב"ידית המילוי" שהזכרנו. בתאים שמתחת לכל חודש ציינו את הסכומים ששילמה כל דירה - הקלידו סכום והקישו Enter. כאשר מקלידים מספרים, קיימות כמה אפשרויות להצגת הנתונים, ו-3 לחצנים בסרגל הכלים עוזרים בכך. הלחצן "סגנון פסיק" יוסיף או יסתיר את סימן הפסיק במספרים מ-1,000 ומעלה , ושני הלחצנים שלימינו יגדילו או יקטינו את מספר הספרות שיוצגו אחרי הנקודה העשרונית. אם אתם רוצים להוסיף למספר סימן שקלים, בחרו בלחצן שעליו מופיע ציור של מטבעות.
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
כוח חישובי
|
|
|
|
|
|
|
הפעולות הבסיסיות ביותר כבר מאחוריכם - אתם יודעים להקליד נתונים, טקסט ומספרים, ואפילו לשנות את העיצוב שלהם. זה הזמן לעשות קצת חישובים. סיכום מספרים הוא אחת הפעולות השימושיות ביותר, ולכן הוקצה לפעולה הזאת לחצן מיוחד בסרגל הכלים. לחיצה על "סיכום אוטומטי" בסרגל הכלים תסכם נתונים שתסמנו בעזרת גרירת העכבר.
בטבלת ועד הבית הוסיפו שורת סיכום. הציבו את נקודת הכניסה בתא שבו תרצו להציג את הסכום שגביתם בכל חודש. לחצו על "סיכום אוטומטי" בסרגל הכלים. התוכנית משערת אילו נתונים אתם רוצים לסכם - ולכן תסמן בקו מקווקו את אזור המספרים הסמוך לתא שבחרתם. אם האזור המסומן אינו כולל את כל התאים שאתם רוצים לסכם, תוכלו להתעלם מהסימון ולהקיף בעזרת העכבר את התאים הרצויים. בכל חודש עליכם לסמן את העמודה הכוללת את הסכומים ששול מו עבור אותו החודש. הקישו Enter בסיום.
עד עכשיו ביצעתם כמה פעולות בסיסיות, אבל את המחסום כבר פרצתם. עכשיו הכל פתוח.
בשבוע הבא נסביר איך לנצל את אקסל לחישוב יתרת התשלומים של כל אחד מהדיירים, למיין את רשימת המוזמנים לאירוע שאתם מתכוונים לערוך, לחשב את סכום ההלוואה שעליכם להחזיר, לערוך ממוצע ציונים ועוד. כל אחד מהשימושים הללו ייתן לכם רעיונות נוספים, ומכאן הדרך סלולה להבנה ולשימוש יעיל באקסל. בהצלחה.
| | | | | |
|
|
| |
|
|
| |
|
|
|
