 |
/images/archive/gallery/198/893.jpg
צילום: אלה סידי, עיבוד מחשב: קטיה וילסקר  |
|
|
|
|
| אקסל תעזור לכם לסדר את החיים הבורגניים שלכם. חלק ב' של המדריך לאקסל |
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
בשבוע
שעבר הדרכנו אתכם כיצד לבצע פעולות בסיסיות בתוכנת אקסל. התמדתם עד סוף הכתבה, אתם יכולים לטפוח לעצמכם על השכם –החלק הקשה מאחוריכם. השבוע נגלה לכם כיצד לנצל את התכונות הרבות של התוכנה, שתהפוך כל משימת חישוב לפשוטה במיוחד.
|
|
 |
|
 |
|
|
 |
|
איור: איתי
|
|
|
 |
|
 |
|
נוסחאות בשימוש כולם
|
|
|
 |
|
|
|
אחת התכונות הנפוצות של אקסל היא שימוש בנוסחאות. מדוע צריך נוסחאות, אם עד עכשיו הסתדרתם בלעדיהן? מפני שגם בחיי היום-יום אנחנו מבצעים בלי להרגיש חישובים שדורשים נוסחאות מתמטיות. לדוגמה, כאשר אנו מקבלים הצעת מחיר או בודקים את החשבון של החשמלאי אנו מבצעים חישובים הכוללים חיבור, חיסור וכפל.
אז איך מחשבים נוסחאות פשוטות באקסל? נניח שאתם צריכים לקחת הלוואה לשנה. הריבית שעליכם לשלם ידועה, אולם ההחלטה לגבי סכום ההלוואה תלויה בסכום ההחזר. חישוב פשוט המכפיל כמה סכומים אפשריים יציג מגוון אפשרויות. בואו ננסה את זה ביחד. הקלידו את הכותרות של שלוש עמודות (קראו להן "סכום","ריבית","החזר"). בעמודה הימנית, מתחת ל"סכום", הקלידו את הסכומים האפשריים, זה מתחת לזה (למשל, 7,000, 10,000, 15,000). בעמודה שמשמאל הקלידו את הריבית השנתית, לדוגמה 5% ( הקלידו את הספרה 5 ולאחר מכן את סימן האחוזים). העתיקו את נתוני תא זה לשני התאים שמתחת.
עכשיו לכתיבת הנוסחה. זכרו שנוסחה מתחילה תמיד בסימן שוויון, ופעלו לפי ההוראות:
1) בעמודה "החזר" הקלידו בתא שמתחת לכותרת את סימן השוויון
2) לחצו בעכבר על התא (באותה שורה) הכולל את הסכום 7,000.
3) הקישו על סימן כפל (*) ולחצו באותה שורה על התא המכיל את גובה הריבית.
4) לסיום הקישו Enter. כעת , הפלא ופלא, בתא ההחזר יוצג הסכום שיהיה עליכם להחזיר. כדי לבדוק את גובה ההחזר בסכומי ההלוואה האחרים, גררו בעזרת ידית המילוי (ראו כתבה קודמת) את הנוסחה לשני התאים שמתחת.
|
|
|
|
|
|
|
 |
|
צילום הדמיה מתוך בדיחה שהופצה באימייל
|
|
|
|
|
|
|
איך למיין?
|
|
|
|
|
|
|
תוכלו לנהל רשימות שונות, למיינן, לבודד חלקים מהן ופעולות רבות נוספות. למשל, אתם רוצים לארגן את סידור השולחנות בחתונה, ולשם כך ברצונכם לארגן אזורים למשפחה, לחברים קרובים ועוד. תוכלו להוסיף בעמודה שליד כל מוזמן קוד מספרי, ולמיין את הקודים. כך תוכלו לחלק מיד את המשתתפים לקטגוריות, לראות כמה אורחים יש בכל קטגוריה, וכך להושיב את כל בני הדודים הרחוקים באותו שולחן, ואת החברים מהצבא בשולחן אחר, הכל בעזרת פעולות מיון פשוטות.
לאחר שהוספתם עמודת מיון ונתתם לכל בני המשפחה את הקוד 1, למשל , ולחברים מהעבודה את הקוד 2 וכן הלאה. הציבו את נקודת הכניסה על תא כלשהו בעמודת הקודים, ולחצו בסרגל הכלים על הלחצן "מיין בסדר עולה" (A-Z) או על הלחצן שלידו, הממיין בסדר הפוך (Z-A). הנתונים ימוינו כך שכל בני המשפחה (קטגוריה 1) יוצבו אחד מתחת לשני. אם תציבו את נקודת הכניסה בעמודת שמות המשפחה ותלחצו על לחצן המיון, הרשימה תסתדר בצורה שונה, לפי סדר שמות המשפחה.
|
|
|
|
|
|
|
 |
|
צילום הדמיה: רפי דלויה, למצולמים אין קשר לאקסל
|
|
|
|
|
|
|
רישום הוצאות
|
|
|
|
|
|
|
כולנו הרגשנו את המיתון, ורובנו עדיין נאלצים לחסוך. אקסל יכול לסייע לנו בכך על-ידי רישום וסיכום ההוצאות המשפחתיות. הדרך הנוחה ביותר לבצע זאת היא לגשת תחילה לחשבון הבנק שלכם דרך האינטרנט. באתרי הבנקים מוצגות כמה אפשרויות לשמירת נתונים, ובדרך כלל תראו גם את סמל האקסל כאפשרות שמירה. לחצו באתר הבנק על סמל האקסל ועקבו אחר ההוראות, המשתנות בין אתרי הבנקים. פעולה דומה תוכלו לבצע על ההוצאות בכרטיסי האשראי. בסיכומו של דבר, תוכלו לעבור לאקסל ולפתוח את קובץ נתוני החשבון ששמרתם.
כדי לבדוק באילו סוגי הוצאות הגזמתם החודש, חלקו את הנתונים לסוגי ההוצאה, ולאחר מכן מיינו את ההוצאות לפי סוגים. לבסוף, תוכלו לסכם את ההוצאות החודשיות לפי אוכל, ביגוד, חינוך לילדים וכו', ולהחליט היכן לקצץ.
כדי לחלק את ההוצאות לקטגוריות, הוסיפו לטבלה שהתקבלה עמודה נוספת בשם "סעיף הוצאה", וציינו ליד כל שורה בחשבון את סעיף ההוצאה המתאים (כדי לא להקליד טקסט רב, אתם יכולים להמציא קוד לכל סעיף הוצאה ולהקליד את הקוד – לדוגמה, ל"הוצאות מזון" ציינו 1, ל"סרטים ובילויים" ציינו 2 וכן הלאה). אם תתמידו בשיטה, תוכלו ליצור גרף עוגה (פאי), אשר יציג בפניכם באחוזים את סוגי ההוצאות ואת חלקם היחסי מכלל הסל המשפחתי. תוכלו גם ליצור גרף אחר, שישווה את ההוצאות בחודשים השונים בכל תחום. תוכלו להשוות בעזרת גרף את חשבון הטלפון שלכם במהלך חודשי השנה, ואפילו להשוות לחודשים המקבילים בשנה שעברה.
כאשר יש בידיכם נתונים מספריים (לדוגמה, עמודה אחת הכוללת סוג הוצאה ועמודה שנייה הכוללת סכומים), לחצו בסרגל הכלים על הלחצן "אשף התרשימים" (מסומן בציור של תרשים), ועקבו אחר השאלות שתישאלו על-ידי האשף. תוכלו לבחור בסוג התרשים ובסוגי משנה מתוך רשימת הקטגוריות שיציג האשף. כדי להציג תרשים עוגה המתאר הוצאות באחוזים, בחרו בסוג התרשים "עוגה" וכאשר תוצג בחלון האשף הכותרת "שלב 3 מתוך 4" תוכלו לסמן בכרטיסיה "תוויות נתונים" את תיבת הסימון "אחוזים", ולהמשיך בפעולה עד להצגת התרשים.
|
|
|
|
|
|
|
 |
|
צילום הדמיה. עיבוד מחשב: חגית בניזרי
|
|
|
|
|
|
|
חישוב ממוצע אוטומטי
|
|
|
|
|
|
|
זה אמנם עוד רחוק, אבל לקראת סוף שנת הלימודים המתח גובר,ואתם סקרנים לדעת לאיזה ממוצע ציונים הגעתם. כל מבחן נוסף משפיע על התוצאות. גם אם אינכם מומחי אקסל, אתם יכולים להשתמש בפונקציות הפשוטות המובנות בתוכנית. הפונקציות הן בעצם נוסחאות שנכתבו מראש,ועליכם רק לבחור את שם הפונקציה הדרושה לכם, ולציין אילו נתונים בגיליון משתתפים בחישוב. אמנם ניתן לחשב ממוצע בצורה ידנית על-ידי סיכום כל הציונים וחלוקה במספר המבחנים, אולם פונקציית הממוצע הקיימת בתוכנית חוסכת פעולות.
כדי לחשב את ממוצע הציונים שלכם, הקלידו את הציונים. הציבו את נקודת הכניסה מתחת לרשימת הציונים, ולחצו על לחצן הפונקציה בסרגל הכלים (fx). אל תיבהלו מהרשימה הארוכה של הפונקציות שתוצג. הפונקציות מחולקות לפי נושאים, אך ניתן לאתרן גם לפי שמן. בחרו ברשימה המציגה את כל הפונקציות ("הכל") ודפדפו עד לפונקציה Average (ממוצע). סמנו אותה והקישו על אישור. תוצג תיבת דו שיח,שתבקש מכם לציין על פי אילו תאים תבצעו את הממוצע. אינכם צריכים להקליד דבר, אלא לסמן את כל התאים שייכללו בממוצע. הקישו על Enter לאישור. הממוצע מחכה לכם בתא.
זה הכל? בוודאי שלא. לאקסל יש שימושים רבים נוספים, חלקם מורכבים בהרבה מהפעולות הפשוטות שציינו. אבל את הכישורים הבסיסיים להתמודדות עם התוכנה כבר רכשתם – התיאבון עשוי לבוא בהמשך.
| | | | | |
|
|
| |
|
|
| |
|
|
|
