איך לארגן אירוע במקום העבודה גם בימי מיתון?
דווקא בימים בהם אנו מהדקים חגורות - חשוב להמשיך ולהפיק אירועים במקומות העבודה. איך בכל זאת עושים זאת? כמה דוגמאות ורעיונות לאירועים מהנים עם תקציב מופחת
בעלי החברות, המנכ"לים והעומדים בראש המשרדים, מהדקים חגורות ונוגסים בכל תקציב אפשרי. "מצב הישרדותי" הם אומרים, וכך כל הזרמת כספים שנחשבה בעבר להכרחית - הופכת למותרות. הקיצוץ המרכזי בהתקציב מתבצע כמובן, במחלקת הרווחה והאירועים.
עם זאת מחקרים מוכיחים כי יכולת הישרדות של עסק תלויה בעובדים ובהרגשתם כלפי מקום העבודה.
המשוואה פשוטה: עובד מרוצה שווה תפוקה גדולה יותר, ועובד המרגיש גאווה במקום עבודתו ובתוצרים - יתרום יותר להצלחת המוסד.
משום כך חשוב, דווקא בימי מיתון דוגמת אלה, לקחת אחריות על המצב הנתון ולעצור את ההידרדרות. דרך מרכזית לעשות זאת היא באמצעות הפקת אירועים במקומות העבודה, אז איך עושים זאת?
אירוע הוא נקודת מפגש בין המוצר, המסר והרעיון לבין קהל היעד, בצורה הקרובה והחוויתית ביותר. למעשה, הוא זה שמייצר מגע האמיתי עם המסר והמוצר.
בארגון אירוע, יש להתנתק מזיכרון של אירועים קודמים ואין להשוות בין אירוע שנערך לפני שנה לבין אירוע שהמופק כעת. עם זאת, רצוי לבחון מה גרם להצלחת אירועים קודמים והאם היעדים הושגו - את זה אפשר לשחזר.
בשלב הראשון, יש לבחון איזה אירוע עומדים להפיק. סוג אחד הוא אירוע עובדים - המיועד להנאת העובדים וגיבושם. במקרה זה מדובר באירוע פנימי-חוויתי, שהמורל והמוטיבציה גבוהים בסופו.
סוג נוסף הוא אירוע שיווקי - המציין מאורע מסוים, השקת מוצר או נקודת ציון בחברה. אירוע זה תורם למינוף התדמית והמותג. סוג אחר הוא "אירוע צד שלישי" - אירוע בו חברה נרתמת לעזרת גוף חיצוני (עמותות בדרך כלל), ומחזקת אותם באמצעות פעולות שונות בעלות אופי חברתי.
בשלב הבא יש לבחון מה התקציב הנתון לעומת עלות האירוע בפועל. התקציב משקף את התשומות הנדרשות לביצוע הפרויקט ודרכו לומדים על בניית פרטי האירוע. יש להתחיל מנקודת האפס, תוך פירוק תכנית האירוע למרכיבים.
כל אירוע באשר הוא, כולל מספר מרכיבים דוגמת אירוח, תוכן אמנותי, הפעלה וכיבוד. בהפקת האירוע, יש להגדיר את המיקום, העיצוב והתוכן בהתאם למטרות ולאסטרטגיה שנקבעה מראש. החכמה היא לבנות את האירוע נכון ולמזער הוצאות.
כך למשל, באירוע עובדים אפשר לשלב בין תוכן לבין אלמנטים של מיקור חוץ. בין השאר ניתן לארגן תחרות במסגרתה אחראית כל מחלקה על הכנת סוג מסוים של מזון (מנה ראשונה, סלטים, קינוחים וכדומה), והמנה המנצחת תוכרז על ידי שף ידוע ועוזריו, שימשו כשופטים. כך העובדים נהנים מפעילות מהנה, מתאפשר גיבוש של המחלקות השונות, המורל עולה ואפילו עלויות הכיבוד והמזון מצטמצמות.
דוגמא נוספת היא שילוב של הפקת אירוע לצד שלישי באירוע שיווקי - במקרה זה אפשר לחבר בין התוכן השיווקי לבין פעולה בעלת אופי חברתי ואחריות קהילתית. כך למשל - נקיון חופים, או איסוף מוצרים וצעצועים לקראת החג.
אפשרות נוספת שיכולה לצמצם את עלויות האירוע, הוא הפיכת הפקת האירוע לפעולה חברתית. כך לדוגמה, חברה שרוצה להפיק כנס - תגייס משאבים ללמידת הנושא ותוכל לבצע זאת בעצמה בעזרת הכוונה של איש מקצוע חיצוני.
במקרה זה אפשר לחלק את הגוף העסקי לקבוצות, כאשר כל קבוצה אחראית על תחום אחר: דיילות, רישום, צוות טכני וכדומה. כל צוות יכין סדר פעולות מתוכנן ומדויק על פיו יפעל באירוע, ועל הכל יפקח איש מקצוע, שיכוון וייעץ. כך העלויות יורדות ותחושת הגאווה והמיצוי עולה.
לסיכום, לא גדאי לוותר על אירועים - תקציב "רזה" יכול בהחלט להניב תוצאה טובה ומהנה, ותחושת הגאווה והסולידאריות של העובדים היא מקור כח ועוצמה. היצירתיות והחזון - הן מילות המפתח להצלחה.
הכותב הוא מקים ובעלי חברת "גד אורון הפקות"
נא להמתין לטעינת התגובות
