מהפכה אמיתית: פלטפורמה להחתמת לקוחות מרחוק

תוכנה חדשנית, המאפשרת חתימה על מסמכים באמצעות הרשת - Sign2go - הושקה לאחרונה בישראל ועסקים רבים ממהרים לאמץ אותה. מדובר בחיסכון בזמן, בכסף, בניירת ובהגדלת הסיכוי לסגירת עסקה באופן מיידי

הנה מהפכה אמיתית בכל מה שקשור בחתימה על כל סוגי המסמכים. איך לא חשבו על זה קודם - חתימה דרך המובייל או המחשב. נראה שמאז המצאת הפקס לא הומצא שירות משרדי כזה, שיכול  בפשטות לזרז הליכים ולהקל על העבודה. הוא מתאים לכולם ובקרוב יהפוך לכזה שאי אפשר יהיה בלעדיו.

עידן הרשת והתקשורת הדיגיטלית הפכו את רוב הפעילות המשרדית המסורתית הקשורה בניירת למיותרת, שלא לומר מיושנת. היום כבר לא מפרסמים בעיתון, אלא מפרסמים באתר העסק ובעמוד הפייסבוק, ואת מקומו של פנקס החשבוניות המיושן תפסו החשבוניות הדיגיטליות בדואר אלקטרוני.

התוצאה: אלפי ניירות נחסכו, מליוני עצים בכדור הארץ ניצלו וכל צורת התקשורת העסקית בין אנשים הולכת ומתאימה את עצמה לעידן הרשת. הכל אמרנו? כמעט הכל. בסוף בסוף, בשורה התחתונה, נשארנו עם “דינוזאור” אחד: החתימה.

להכל התרגלנו ואת הכל אנחנו מקבלים, גם מבחינה עסקית וגם מבחינה חוקית: מקבלים דואר ברשת, שולחים קבלות בווצאפ, מקדמים עסקאות בפייסבוק. אבל חתימה? את זה אנחנו רוצים בכתב יד, על נייר. משהו שאפשר למשש בידיים ולהגיד לעצמנו - העיסקה חתומה וסגורה. כל כך הרבה גאד’גטים סביבנו ועדיין החתימה היא ידנית? לא הגיע הזמן להתקדם?

ובכן, מתברר שהקידמה הגיעה גם לתחום החתימה - Sign2go היא פלטפורמה בענן המאפשרת לחתום על כל סוגי המסמכים באמצעות מערכת מתקדמת. הבעלים של הפיתוח החדש הזה, שהושק רק לפני כחודשיים בארץ, הוא ישראל זכות והשירות הזה, שלא ברור איך הסתדרנו בלעדיו עד כה, תופס תאוצה בקרב בעלי עסקים, גדולים וקטנים. שלושה צעדים קטנים - ויש חתימה. זה עד כדי כך פשוט.

“כמעט כל הפעולות שדרשו בעבר ניירת וטפסים”, אומר זכות, “מתבצעות היום בצורה דיגיטלית. הכל מלבד החתימה. בעלי עסקים מוציאים שליחים על קטנועים כדי להשיג חתימה ידנית על מסמכים, למרות שכמעט את כל הפעילות העסקית הם מבצעים באמצעים דיגיטליים. החתימה היא החלק האחרון בפאזל הזה שעדיין נשאר ידני. בארצות הברית, למשל, חתימות על מסמכים באמצעים דיגיטליים הן חלק בלתי נפרד מעולם העסקים. התרגלנו לקבל הזמנות במייל, לשלוח קבלות, לקבל חיובים, מה נשאר? הסכמים, טפסים וחתימות”.

ומה מציעה הפלטפורמה שלכם?

“מכיוון שלא מדובר באפליקציה, אין צורך שאף אחד מהצדדים בעיסקה יוריד או יתקין משהו - העסק שולח ללקוח קישור במסרון או במייל, המפנה אותו לאתר ושם יופיע הטופס המיועד ללקוח הספציפי שעליו יש לחתום. הלקוח יוכל למלא פרטים, לצרף מסמכים ולשרבט את חתימתו במקום המתאים על גבי המסך, בעזרת האצבע. בסיום, יוכל מיד לשלוח את הטופס החתום בחזרה על מנת לאשר את העסקה. פשוט כמו שזה נשמע”.

וזה מקובל מבחינה חוקית?

“השירות מתאים למרבית החתימות שבהתנהלות עסקית יום יומית ושכיום מבוצעות לרוב בפקס, למעט מקרים מיוחדים שבהם נדרשת ספציפית חתימה באופן שונה כמו למשל, אם נדרשת חתימה בפני נוטריון או כשהחוק מתווה אופן חתימה ספציפי אחר. לכן, המערכת מתאימה בין היתר לחתימות על קבלות, דו”חות, הזמנות וכמעט כל מסמך שאפשר להעלות על הדעת. יותר מזה, המערכת מתעדת את כל הפעילות העיסקית שנרשמה בין הצדדים, כולל תכתובות, זמן החתימה ואפילו המיקום של החותם. יש כאן מענה למרבית המסמכים והטפסים שכולנו משתמשים בהם ביום יום”.

ואיך מצטרפים לשירות?

“השירות הוא און-ליין, וכאמור אינו אפליקציה, כך שכל אחד יכול להיכנס לאתר של Sign2go, להתנסות בחינם לשבועיים בטכנולוגיה החדישה הזו ולבחור אם היא מתאימה לו. המערכת מאפשרת להעלות סוגים שונים של טפסים וליצור מהן תבניות  לשימוש רב פעמי. אפשר להתחבר למערכת מכל מכשיר - מסלולאר, מטאבלט וממחשב. כל המידע מוצפן ומאובטח. כל עסק יכול לקבוע מי יהיו המשתמשים בעלי הסמכות לעבוד עם התוכנה וקיים מגוון של חבילות שירות בהתאם להיקף הפעילות של העסק, בהתחשב בכמות מסמכים, כמות משתמשים, כמות תבניות וכו’. בסופו של דבר, יש כאן מענה מעולה לכל נושא סגירת העסקאות בטלפון - אפשר להחתים את הלקוח כאן ועכשיו, במקום לשלוח אותו לאתר להוריד טפסים, להדפיס אותם, לחתום עליהם ולפקסס אותם, עם הסיכוי הגדול לאבד את הלקוח בדרך”.

היתרונות של המערכת החדשה הם ברורים ורבים: מדובר בחיסכון בכסף ובפישוט תהליכים, כולל חיסכון בניירת ובמשלוח פקסים. שרות כזה ימצב כל עסק בחזית החדשנות הדיגיטלית ויאפשר משלוח מסמכים לחתימה לכל מכשיר. המערכת פשוטה להפעלה, המסמכים מאפשרים מילוי של השדות המבוקשים ואפשר אפילו לבנות תבניות מסמכים לשימוש קבוע, בצורה פשוטה ואינטואיטיבית. המערכת מתאימה לכל עסק או ארגון שזקוק לחתימות על טפסים ומסמכים במסגרת התנהלותו - במילים אחרות: לכולם.

אחד היתרונות החשובים של המערכת הוא התאמתה לשימוש גם במוקדים טלפוניים, לצוותי מכירות וצוותי עבודה גדולים. בנוסף היא מאפשרת הקמת וניהול משתמשים, קביעת הרשאות מתקדמות ושולחן עבודה למוקדן. לעסקים וארגונים גדולים, ניתן לממשק את הפלטפורמה עם המערכות הקיימות כגון CRM, ERP וכו’. המערכת תשמור ארכיון של כל המסמכים הדיגיטליים ותאפשר גישה אליהם מכל מקום.

להתנסות במערכת לחץ כאן