נקודה למחשבה: איך בוחרים את הצעת המחיר הכי טובה?

בכל פרויקט שאנו מנהלים עלינו להמציא הצעות מחיר מספקים שונים ולהעריכן בכדי לקבוע מהי ההצעה הטובה ביותר. במאמר זה נבהיר אילו פרמטרים חשוב לקחת בחשבון לפני שמקבלים החלטה איזו הצעת מחיר בוחרים

ישנן מספר שיטות להערכת הצעות המחיר של הספקים, ויש לטפל בכל הצעה בהתאם  לאופי הפרויקט. יחד עם זאת,  כדאי לאמץ שיטות עבודה סדורות, בין אם מדובר בספקים מקומיים או בינלאומיים.

על מנהל הפרויקט לבחון מספר מאפיינים בדרגות חשיבות שונות כאשר הוא מעריך את הצעות הספקים ומקבל החלטה. להלן שבעה כללי יסוד שחשוב לקחת בחשבון לפני שבוחרים את ההצעה המיטבית:

1. מפרט דרישות הפרויקט - המשימה החשובה ביותר בהערכת הצעות המחיר של הספקים היא לוודא שההצעה תואמת לדרישות הפרויקט. דבר זה חשוב משתי סיבות:

• הצעה שאינה עומדת בדרישות יכולה להיות בעלת השפעה שלילית על הפרויקט ועל הצלחתו. במקרה הטוב יותר, היא יכולה להביא לשירות חלופי במחיר זול יותר, אשר יתכן ויהיה מקובל על הארגון. במקרה הגרוע, היא תעלה חששות באשר לאיכות או לא תענה על הדרישות המינימאליות שהוגדרו על ידי הארגון.

בשל כך, על מנהל הפרויקט  להבטיח שכל הספקים מציעים הצעות בהתאם למפרט המוגדר, ושכל הצעה שמתקבלת מקובלת על כל הצדדים הנוגעים לעניין בארגון.

• הצעה שאינה עומדת בדרישות מקשה על ההשוואה מול הצעות אחרות ועל הקביעה מי מהספקים מציע את ההצעה התחרותית ביותר.

2. דרישות איכות - בדומה למפרט הדרישות הטכניות, הספקים חייבים להיות מודעים גם לדרישות האיכות של הארגון, ועליהם להתחייב כי יעמדו בדרישות אלו בהצעתם. אם הספק מציע החרגות, זוהי אחריותו של  מנהל הפרויקט להבין את השפעה של כל החרגה במלואה, ולקבוע באם הצעות חלופיות מקובלות.
3. תנאי חוזה - יש להגדיר לספקים במדויק את תנאי חוזה הרכישה, תוך כדי לקיחה בחשבון את הסיכונים והחששות הכרוכים בקניית מוצר או שרות חדש. ספקים בדרך כלל בוחרים בנוסח חלופי במטרה להפחית את הסיכון והחשיפה שלהם. חשוב מאוד לקרוא בעיון נוסח חלופי זה ולראות שאתם מכוסים.
4. החלפת מוצר/שירות - מנהל הפרויקט צריך להגדיר בבירור באם יתקבלו וישקלו מוצרים או שירותים חלופיים טרם הפניה לספק לקבלת הצעת מחיר .

5. 5. ניתוח טכני - הצעת הספק חייבת לעמוד גם במפרט הטכני של הארגון. מנהל הפרויקט צריך להרכיב צוות המכיל נציגים מכל האגפים הרלוונטיים לפרויקט בכדי שיספקו הגדרה ראשונית של המפרט הטכני וינתחו את הצעות המחיר המתקבלות. צוות זה יכיל, ברוב המקרים, נציגים מהייצור, הנדסה, בקרת חומרי גלם ותפעול.

6. 6. ניתוח תפעולי - גם אם הספק בעל יכולת טכנית ברורה לבצע את העבודה, מנהל הפרויקט צריך לבצע הערכה תפעולית על מנת לוודא את קלות הביצוע התפעולית של המוצר או השירות.

7. 7. ביקור באתר הספק - לפני שבוחרים בהצעה כלשהי, חשוב מאוד לבקר באתר הספק בכדי להבין טוב יותר את יכולותיו, ובתוך כך לאסוף מידע על נותן השירות שאינו ניתן להשגה בהצעות כתובות. מומלץ לתת הודעה מראש לספק על ביקור באתר יחד עם רשימת פרטים  שאותם הארגון רוצה לבחון בעת הביקור באתר. חשוב כי הרשימה תכלול את הפרטים הבאים:

• מתקנים - הסדר והניקיון של האתר מציינים משמעת ומחויבות ליצירת מקום עבודה בטוח ונעים לעובדים. ניקיון המתקן יכול להשפיע על האיכות, היעילות ומצב הרוח של העובדים.
• בטיחות וגהות- ספקים מעניקים תחושת מחויבות לעובדים שלהם על ידי יצירת סביבת עבודה בטוחה ומוגנת. סביבת עבודה בטוחה ומוגנת מאופיינת על ידי שימוש בתגי עובדים העוברים סריקה בכניסה לבניין ובאזורים ספציפיים של הבניין. יש להגביל את הגישה למורשים בלבד בכל האזורים המכילים מידע רגיש או חסוי. כמו כן, יציאות חירום צריכות להיות מסומנות בבירור ולהיות נגישות במצבי חירום. בנוסף, יש לצייד את העובדים המועסקים באזורים מסוכנים ואשר עובדים עם חומרים מסוכנים בביגוד מגן.

• מצב הרוח של העובדים - אחד הגורמים המשפיעים ביותר על מצב רוח של העובדים הוא יחס ההנהלה כלפיהם. בכל ארגון ניתן למצוא גם עובדים לא מרוצים, אבל רוב העובדים צריכים להיות במצב רוח טוב. מצב הרוח משפיע על איכות המוצר או השירות, אפשרות הספק לעמוד בלוחות זמנים והיעילות תפעולית.

• ציות לחוקי העבודה - חשוב לבחור ספקים אשר מצייתים לחוקי העבודה. הביקור באתר הספק מעניק לארגון הזדמנות להעלות שאלות ולבחון מסמכים הקשורים לעמידת הספק בדרישות החוק כגון אי ניצול עובדים או גיוס עובדים מעל הגיל המינימאלי.

לסיכום, ניתוח נכון של הצעות המחיר תוביל לבחירת הצעת המחיר האופטימלית עבור הארגון בכלל והפרויקט בפרט. יש ליחס לתהליך הבחינה חשיבות גבוהה ולדאוג כי ההחלטה המתקבלת לוקחת בחשבון את כל הפרמטרים שצוינו לעיל.

שיהיה לכם בהצלחה !

*הכותבת היא מנהלת המכללה העסקית של לשכת המסחר ת”א והמרכז.  המכללה העסקית, עם מעל  40 שנות ניסיון, מציעה מגוון רחב של קורסי מקצוע והעשרה  בתחום : ניהול פרויקטים , ניהול  כללי , לוגיסטיקה ומחסנים ,  יעוץ עסקי , סחר בינ”ל, רכש ולוגיסטיקה , שיווק ומכירות, חשבונאות וכספים והפקת אירועים.