איך המהפכה הדיגיטלית של רשות המיסים תחסוך לכם הרבה כסף
רשות המיסים מאפשרת במקרים רבים לעבוד עם מסמכים ממוחשבים, במקום עם ניירות מודפסים. וזה מאוד משתלם לכם
מדיניות זו מתייחסת, בין השאר, לניהול מסמכים ממוחשבים, לניהול טפסי 101 בצורה מקוונת ולביעור מסמכים מקוריים שנסרקו, נחתמו דיגיטלית ונשמרו בארכיון דיגיטלי. בכך פותחת רשות המסים בפני עסקים וחברות אפשרות להתייעל, לשפר את שרות הלקוחות, לחסוף כסף רב ואף לתרום לאיכות הסביבה.
התקנות שנכנסו לתוקפן בינואר 2013 יוצרות בארגון לא פחות ממהפכה בנושא תיעוד החוץ (המסמכים שמתקבלים מספקים). הרשות מאפשרת, בתנאים מסוימים, לעבור משמירה פיזית של מסמכי מקור לשמירה דיגיטלית וביעור מסמכי המקור שנסרקו. זאת, בהתבסס על התפתחויות טכנולוגיות אשר שיפרו משמעותית את יכולות הסריקה, האחסון והאחזור של מסמכים.
סריקת מסמכים
הסריקה עצמה יכולה להתבצע עצמאית על ידי הנישום, אך כדי להבטיח נאמנות למקור
בתנאים הבאים:
• להיות רשום במערכת החשבונות של הנישום
• לעבור תהליך של סריקה ממוחשבת עם תוספת המילים "מסמך סרוק".
• להיחתם בחתימה אלקטרונית מאושרת כאישור לכך שהוא נסרק בשלמותו (כלומר, שהמסמך המקורי תואם את ההעתק הצילומי שהתקבל בתהליך הסריקה).
• להיבדק על ידי אדם נוסף שיוודא שהסריקה תואמת את מסמך המקור ולהיחתם בחתימה האלקטרונית המאושרת.
ארכיב דיגיטלי
כדי לאפשר אחזור מהיר ונוח של מסמכים וחיפוש יעיל בעת ביקורת, נקבעו כללים לניהול ארכיב אלקטרוני, ובהם:
• יכולות אחזור על פי מאפיינים שונים (סוג מסמך, תאריך וכדומה)
• אפשרויות חיפוש וייצוא של התוצאות, כך שניתן יהיה לקבל את תיעוד החוץ על גבי מדיה מגנטית ולבדוק אותו ברשות.
• חובת גיבוי קבצים ורשומות ארכיב.
ביעור מסמכים
היכולת לבער מסמכים מקנה יתרונות משמעותים נוספים על אלה הגלומים בסריקתם. מתוך הבנה כי הביעור הינו צעד שאין ממנו חזרה, נקבעו תנאי סף מחמירים בכל הקשור לאיכות תהליך הסריקה ופורסמה רשימת התנאים והדרישות על פי החוק, שבהם צריך לעמוד הארכיון הדיגיטלי.
למרות שעבר כבר יותר מעשור מאז חקיקת חוק החתימה האלקטרונית ומהזמן והסדרת הפקת מסמכי "תיעוד הפנים" בצורה ממוחשבת בידי הרשות, נראה שעדיין עסקים וחברות אינם מודעים למלוא הפוטנציאל הטמון במעבר להפקת חשבוניות דיגיטליות ולשליחתן ללקוחות בדואר אלקטרוני. הליך זה כולל – לצד חסכון רב בזמן עבודה, בעלויות הדפסה, ובהוצאות ביול – גם יתרונות נוספים כדוגמת ייעול הגבייה וחיזוק הניראות המקצועית בעיני הלקוחות.
כדי שמסמכי "תיעוד הפנים" בכלל והחשבוניות בפרט יוכרו על ידי הרשות, עליהם להיות "מסמכים ממוחשבים", דהיינו:
• נוצרו, נשלחו, נקלטו ונשמרו באמצעים ממוחשבים.
• חתומים בחתימה אלקטרונית מאושרת, או בחתימה אלקטרונית מאובטחת, של עורך התיעוד.
• כוללים את הכיתוב "מסמך ממוחשב".
בהקשר זה חשוב להדגיש כי:
• למסמך ממוחשב אין כל זכות קיום מחוץ למדיה הדיגיטלית ולכן חל איסור על שימוש במסמכים ממוחשבים מודפסים.
• קיימים מסמכים, כדוגמת "תעודת משלוח", שבהם המקור חייב להיות בנייר ולכן לא ניתן להופכם למסמכים ממוחשבים.
• ההוראה מפרטת דרישות נוספות בהן יש לעמוד לצורך משלוח חשבוניות בדוא"ל, הן מצד שולח המסמך והן מצד מקבלו.
כשהחקיקה פוגשת בטכנולוגיה
שינויי חקיקה אלה, יחד עם תוכנות יעודיות, יש בהם כדי לחולל שינוי מהותי בניהול הכספי, החשבונאי והתפעולי
של עסקים קטנים וגדולים כאחד.
השילוב של תקנת הביעור עם תוכנת ארכיון דיגיטלי – שעובדת באינטגרציה מלאה עם תוכנות ה-ERP השונות כדוגמת Sap Business One ופריוריטי – יכול, בין היתר, לשלוט
בדרך זו ניתן יהיה גם לאתר ולצפות בחשבונית סרוקה וחתומה דיגיטלית, בלחיצת כפתור בלבד ולבער את העותק הפיזי עם הגשת הדוח השנתי. לעסקים קטנים ופרילנסרים, השילוב של תקנות מס הכנסה לגבי מסמכים ממוחשבים יחד עם תוכנה להפקת חשבוניות חתומות דיגיטלית, יכול כאמור לייעל את כל ניהול הגבייה וההכנסות של העסק.
השילוב של מחוקק, שמתאים עצמו למציאות טכנולוגית משתנה, יחד עם פתרונות טכנולוגיים יצירתיים, קורא למקבלי ההחלטות בחברות ובעסקים למנף הזדמנות זו להתייעלות, לחסכון כספי ולתרומה לסביבה, תוך כדי ישור קו עם מגמות החקיקה העכשוויות. יישמו את ההמלצות המוזכרות לעיל בעסק שלכם ותוכלו לחסוך כבר בהוצאות שוטפות.
• הכתבה מאת צוות Accountbook, מחברת טמל מערכות.
נא להמתין לטעינת התגובות
